Tässä tietosuojaselosteessa määritellään tavat, joilla Ilmi Beauty (Ilmi Concept Oy, 3225224-5) kerää, käsittelee, suojaa ja siirtää asiakkaidensa henkilötietoja.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty.
Tietosuojaseloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679). Rekisterinpitäjä suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä noudattamalla tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 21.10.2021.
Tämän rekisterin rekisterinpitäjä on:
Ilmi Concept Oy (3225224-5).
Osoite: Leppäsuonkatu 9C711, 00100 Helsinki
Sähköposti: info@ilmibeauty.fi
Puhelinnumero: +358 407679616
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii:
Ilona Raimas
ilona.raimas@ilmibeauty.fi
+358 405771802
Rekisterin nimi on Ilmi Concept Oy:n asiakasrekisteri.
Henkilötietoja käsitellään:
Näiden lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä myös markkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Mikäli asiakas ei suostu luovuttamaan palvelun tai tuotteen ostamisen kannalta oleellisia henkilötietojaan, Ilmi Concept Oy voi pidättää oikeuden olla solmimatta asiakkaan kanssa ostosopimusta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka muodostuu siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Varaamalla ajan asiakas hyväksyy tietojensa käsittelyn.
Rekisteri sisältää seuraavanlaisia tietoja:
Henkilö- sekä asiakastiedot kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Poikkeuksen muodostavat lakisääteiset velvoitteet tai muut juridiset syyt.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epärelevantit henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin taikka mielipide- tai markkinatutkimuksiin. Tietoja voidaan eritystilanteissa luovuttaa viranomaisille, mikäli laki, juridiset syyt tai muut syyt sitä vaativat.
Henkilötietoja voidaan siirtää seuraaville varmistetuille tahoille:
Ilmi Beauty käyttää Phorest -yrityksen tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten, asiakkuuksien, maksujen sekä markkinoinnin hallintaan. Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa: https://www.phorest.com/fi/data-protection-privacy/ Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti)
Phorestin henkilöstöllä on pääsy asiakkaiden henkilötietoihin ainoastaan mikäli Ilmi Concept Oy tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lisäksi Phorestin henkilöstön tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.
Mikäli yhtiö on osallisena yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.
Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan asiakkaiden henkilötietojen suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Asiakkaan avaama internetyhteys Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen ajaksi. Työntekijöille annetaan näihin tietoihin ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla Phorest ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla henkilökohtaisella PIN-koodilla.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Päivitetty: 20.10.2021